近日，新疆開(kāi)源佰盛商貿(mào)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“開(kāi)源佰盛”）順利完成印章管理專(zhuān)項(xiàng)自查工作。此次自查聚焦印章保管、審批、登記、刻制與銷(xiāo)毀五大核心環(huán)節(jié)，通過(guò)全流程排查與規(guī)范，進(jìn)一步夯實(shí)公司合規(guī)經(jīng)營(yíng)基礎(chǔ)，有效防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)。
據(jù)了解，為確保印章管理無(wú)漏洞，開(kāi)源佰盛在自查中首先對(duì)印章保管情況進(jìn)行嚴(yán)格核驗(yàn)。結(jié)果顯示，公司各類(lèi)印章均實(shí)現(xiàn)“專(zhuān)人專(zhuān)管”，所有印章統(tǒng)一存放于保險(xiǎn)柜或帶鎖專(zhuān)用柜中，存儲(chǔ)環(huán)境安全可控，未發(fā)現(xiàn)私自攜帶印章外出、交由非指定人員代管等違規(guī)情況，從源頭保障了印章安全。
在印章使用審批環(huán)節(jié)，開(kāi)源佰盛的差異化管理模式成為亮點(diǎn)。針對(duì)公章、合同章、法人章等高頻使用印章，公司全面啟用“云璽量子”系統(tǒng)進(jìn)行線(xiàn)上審批，每一次用印均需經(jīng)過(guò)系統(tǒng)流程審核，實(shí)現(xiàn)審批過(guò)程可追溯、可監(jiān)管；而財(cái)務(wù)章、集中采購(gòu)中心專(zhuān)用章因業(yè)務(wù)屬性特殊，主要用于特定領(lǐng)域事務(wù)，公司已明確其使用邊界與管理責(zé)任，確保專(zhuān)項(xiàng)用印規(guī)范有序。
“每一次用印都要‘留痕’，這是我們堅(jiān)守的管理原則。”開(kāi)源佰盛相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，在印章使用登記方面，公司為各類(lèi)印章分別建立了詳細(xì)的登記臺(tái)賬，臺(tái)賬中清晰記錄用印日期、用印文件名稱(chēng)、用印事由、用印份數(shù)及用印人等關(guān)鍵信息，且所有臺(tái)賬均按規(guī)定妥善保存，既方便日常查詢(xún)，也為后續(xù)可能的追溯工作提供了完整依據(jù)。
印章的刻制與銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)，更是體現(xiàn)了開(kāi)源佰盛的合規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)性。自查確認(rèn)，公司所有新增印章的刻制均嚴(yán)格遵循“先審批、后刻制”流程，經(jīng)內(nèi)部相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)后，統(tǒng)一委托公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章單位辦理，確保印章刻制合法合規(guī)；對(duì)于作廢印章的銷(xiāo)毀，需經(jīng)公司管理層集體審批，再由專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀操作，同時(shí)全程留存銷(xiāo)毀記錄，杜絕作廢印章流入市場(chǎng)或被違規(guī)使用的風(fēng)險(xiǎn)。
“印章是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要憑證，規(guī)范印章管理就是守護(hù)公司的‘信用名片’。”開(kāi)源佰盛負(fù)責(zé)人表示，下一步，公司將以此次自查為契機(jī)，持續(xù)優(yōu)化印章管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)定期檢查與動(dòng)態(tài)監(jiān)管相結(jié)合的方式，推動(dòng)印章管理工作向“制度化、規(guī)范化、精細(xì)化”邁進(jìn)，為公司高質(zhì)量發(fā)展筑牢安全屏障。